Meilleur Logiciel de gestion des subventions
Meilleur Logiciel de gestion des subventions en un coup d'œil
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Qu'est-ce que le logiciel de gestion des subventions ?
Les organisations à but non lucratif utilisent des solutions de gestion des subventions pour gérer l'ensemble du processus de demande de subvention. Les solutions de cette catégorie trouvent des opportunités de subventions disponibles qui correspondent aux filtres d'une organisation, automatisent les processus de rédaction de subventions et garantissent la conformité tout au long du processus de subvention (avant et après la demande). Les applications de gestion des subventions contiennent également des fonctionnalités de révision et de soumission des subventions. Les organisations à but non lucratif dépendent des subventions comme source de revenus vitale, il est donc d'une importance capitale de s'assurer que le processus est rationalisé, efficace et bien géré. Une meilleure gestion des subventions pourrait conduire à des demandes de subvention plus réussies, augmentant ainsi les revenus de l'organisation. Certaines solutions de gestion des subventions offrent des fonctionnalités pour les organisations qui demandent des subventions et celles qui créent des subventions. Certaines solutions peuvent faire les deux, mais la majorité se spécialise dans un domaine ou l'autre.
Principaux avantages du logiciel de gestion des subventions
- Augmenter la facilité de découverte des subventions
- Consolider toutes les informations liées aux subventions
- Rationaliser le processus de demande de subvention
- Gérer la réponse aux demandes et automatiser les activités de gestion des subventions
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des subventions ?
Pipeline de demande de subvention — Le processus de demande de subvention peut être ardu et chronophage sans garantie de succès. Choisir simplement pour quelles subventions postuler peut être difficile, car il y en a tellement à trier et à évaluer. Le logiciel de gestion des subventions peut automatiser au moins une partie de ce processus, fournissant aux candidats potentiels un solide pipeline d'opportunités pour lesquelles l'organisation sera qualifiée. Bien sûr, cela ne garantit pas le succès, mais s'assurer que chaque demande n'est pas rejetée dès qu'elle arrive sur le bureau du décideur de l'autre côté est un début.
Automatisation des demandes de subvention — L'automatisation des étapes du processus de demande de subvention est essentielle pour s'assurer que vous pouvez postuler à un large éventail de subventions si vous êtes un demandeur de subvention. Les demandes de subvention fédérales prennent entre 80 et 200 heures à rédiger, donc réduire ce temps est un atout pour compléter autant de demandes de subvention que possible.
Améliorer la communication — Améliorer les canaux de communication entre les demandeurs de subvention et les donateurs est un aspect important du logiciel de gestion des subventions. Ces applications sont conçues pour rendre le processus aussi facile que possible des deux côtés. Toute ambiguïté dans le processus de demande peut être résolue grâce aux canaux de communication que le logiciel de gestion des subventions offre.
Qui utilise le logiciel de gestion des subventions ?
Organisations à but non lucratif — Les organisations à but non lucratif sont les plus grands utilisateurs de logiciels de gestion des subventions, en particulier les organisations opérant dans des domaines comme les arts, qui dépendent fortement des subventions pour le financement. Ces organisations sont généralement des demandeurs de subventions et utilisent le logiciel pour rationaliser leur processus de demande. Les dépôts de documents, les outils de reporting, les fonctionnalités de collaboration, et plus encore contribuent à rendre le processus de demande aussi facile que possible.
Gouvernements — Les organisations gouvernementales ont des fonds à distribuer sous forme de subventions. Le logiciel de gestion des subventions pour les donateurs leur permet de maintenir des portails de demande, un hub de révision et des outils de reporting.
Fondations privées — Les fondations privées, ou organisations non gouvernementales disposant de fonds pour les demandeurs de subventions, utilisent également des logiciels de gestion des subventions. Elles utilisent les mêmes fonctionnalités que tout autre donateur bien qu'elles opèrent avec moins de supervision, car ce sont des institutions privées. Les fondations privées utiliseront le portail des candidats, le portail des examinateurs et les outils de reporting pour s'assurer qu'elles attribuent leurs fonds aux candidats les plus qualifiés.
Types de logiciels de gestion des subventions
Recherche de subventions — Ce type de logiciel de gestion des subventions est conçu pour gérer la collecte et la demande d'opportunités de subventions appropriées. Ces solutions se concentrent sur la création de demandes de subvention personnalisées et le renforcement du processus de demande de subvention. Les chercheurs de fonds cherchent à obtenir autant de financement par subvention que possible, donc plus vous pouvez rassembler de demandes pour des opportunités appropriées, mieux c'est. Pour cette raison, les solutions de gestion des subventions pour les demandeurs de subventions automatisent autant que possible le processus. Cela peut prendre la forme de dépôts de documents robustes à partir de demandes passées et d'outils pour automatiser le processus de découverte.
Création de subventions — Le logiciel de gestion des subventions pour les créateurs de subventions s'occupe de l'autre côté de l'industrie. Ces solutions de gestion des subventions gèrent la création des subventions elles-mêmes, la collecte des demandes, la révision des demandes et la diffusion des résultats du processus.
Fonctionnalités du logiciel de gestion des subventions
Le logiciel de gestion des subventions inclut souvent, mais ne se limite pas, aux fonctionnalités suivantes :
Portail de demande — C'est un portail centralisé par lequel les candidats peuvent soumettre leurs demandes de subvention.
Gestion centralisée des candidats — Un tableau de bord que les donateurs peuvent utiliser pour gérer toutes les demandes soumises via le portail de demande. Le logiciel de gestion des subventions fournit des outils pour trier rapidement et facilement les demandes.
Outils de révision — Donne aux examinateurs de demandes une visibilité complète sur le processus de révision, y compris les étapes à suivre.
Intégrations — Importe des données de plusieurs sources et s'intègre aux applications tierces nécessaires.
Visualisation des données — Crée des graphiques et des diagrammes à partir des données contenues dans l'application.
Reporting — Produit des rapports préconstruits ou personnalisables à partir des données disponibles dans le système. Ces rapports incluent souvent des visualisations de données.
Génération de documents — Fournit aux utilisateurs des outils pour générer des documents liés aux subventions.
Notifications push — Ces notifications sont créées et envoyées chaque fois qu'un certain événement déclencheur se produit, qu'il s'agisse d'une échéance, d'une révision de document ou autre.
Dépôt de documents — Cette fonctionnalité est destinée à la fois aux donateurs et aux demandeurs, mais est plus importante pour les demandeurs de subventions. Les applications permettent aux utilisateurs de stocker des documents liés aux demandes de subvention dans le logiciel pour être utilisés à plusieurs reprises.
Trails d'audit — Cette fonctionnalité suit tous les changements et révisions apportés à une demande, un profil ou une subvention spécifique afin que vous puissiez revenir en arrière et auditer le processus plus tard.
Autres fonctionnalités du logiciel de gestion des subventions : Reporting ad hoc, Analyse de données, Évaluation de l'éligibilité, Comptabilité des fonds, et Évaluation des programmes.
Tendances liées au logiciel de gestion des subventions
Augmentation de l'automatisation — L'industrie de la gestion des subventions tend vers plus d'automatisation, en particulier en ce qui concerne le reporting, ce qui augmente la transparence de l'industrie et devrait améliorer la détection des fraudes tout en atténuant les abus et les mauvais usages des fonds.
Transparence — La transformation numérique qui a balayé le secteur des subventions a conduit à ce que la plupart des données liées aux subventions soient stockées dans des dépôts numériques facilement auditables. Cela continuera à conduire à un examen plus approfondi de la manière dont les fonds de subvention sont dépensés.
Réglementation accrue — Les gouvernements du monde entier cherchent activement à améliorer la transparence du processus de subvention afin que les départements soient responsables de la manière dont l'argent public est dépensé. Les États-Unis ont adopté la loi DATA en 2014, qui exige que tout l'argent fédéral dépensé, y compris l'argent donné par le biais de fonds et de subventions, soit déclaré et rendu public. De plus, la directive uniforme du Bureau fédéral de la gestion et du budget exige que ceux qui reçoivent des subventions rendent compte de leurs dépenses et de l'impact de ces dépenses. L'augmentation des réglementations régissant le processus de subvention des deux côtés signifie que les organisations ont besoin de fonctionnalités de reporting robustes dans leurs applications de gestion des subventions. Les fournisseurs devront continuer à développer ce côté de leur logiciel pour réussir dans l'industrie à l'avenir.
Logiciels et services liés au logiciel de gestion des subventions
CRM — La plupart des logiciels de gestion des subventions s'intègreront aux logiciels CRM couramment utilisés.
Comptabilité des organisations à but non lucratif — S'assurer que les dépenses et les revenus sont correctement suivis est essentiel pour garantir la transparence et une comptabilité appropriée. La plupart des systèmes de gestion des subventions s'intègreront aux logiciels de comptabilité des organisations à but non lucratif pour compléter les fonctionnalités.
